Team-Zugriff im Workspace verwalten

Ab dem Tarif Advanced können mehrere Personen in einem gemeinsamen Workspace arbeiten. Dieser Artikel zeigt, wie Sie Teammitglieder einladen, ihnen eine Rolle und Websites freigeben, offene Einladungen erneut senden und Zugänge wieder entfernen, und was mit Zugängen geschieht, die nach einem Tarifwechsel über dem Limit liegen.

Teamzugänge je Tarif

Wie viele Personen neben dem Kontoinhaber im Workspace arbeiten können, hängt vom Tarif ab:

Offene Einladungen belegen einen Platz. In Essential zeigt die Seite Mitglieder den Hinweis „Dein Tarif enthält keine zusätzlichen Teamzugänge. Teamzugänge gibt es ab Advanced.“ mit dem Link Tarife ansehen.

Einladen und Zugänge verwalten können der Kontoinhaber und alle Personen mit Schreibrechten für Team und Rollen, etwa mit der Rolle Admin. Welche Bereiche eine eingeladene Person ansehen und bearbeiten darf, legt ihre Rolle fest. Vertrag und Abrechnung bleiben beim Hauptkonto. Welche Rollen es gibt und wie Sie eigene Rollen anlegen, erklärt der Artikel Welche Rechte haben Admins und Mitglieder?.

Ein Mitglied einladen

1. Öffnen Sie in der Sidebar Einstellungen → Mitglieder.
2. Klicken Sie in der Karte Personen mit Zugriff auf Einladen.
3. Wählen Sie im Dialog Workspace-Mitglied einladen unter Zugriff auf entweder Workspace oder Bestimmte Websites.
4. Wählen Sie bei Bestimmte Websites unter Websites mindestens eine Website aus.
5. Geben Sie die E-Mail-Adresse der Person ein.
6. Wählen Sie unter Rolle die passende Rolle. Voreingestellt ist Viewer, die Rolle zum reinen Ansehen.
7. Bestätigen Sie mit Einladen.

Mit Workspace erhält die Person Zugriff auf alle aktuellen und künftigen Websites im Workspace. Mit Bestimmte Websites sieht sie nur die ausgewählten Websites, ihre Rolle gilt innerhalb dieser Auswahl. Team, Abrechnung und Workspace-Verwaltung bleiben für sie gesperrt. Später angelegte Websites werden nicht automatisch freigegeben.

Bestimmte Websites gibt es ab dem Tarif Premium. In Advanced zeigt der Dialog an dieser Stelle „Zugänge auf bestimmte Websites gibt es ab Premium.“ Eigene Rollen zusätzlich zu den Standardrollen gibt es im Enterprise-Tarif.

Schneller geht es über Mitglieder einladen unter Setup in der Sidebar. Der Eintrag öffnet denselben Dialog direkt und erscheint nur, wenn Sie Personen einladen dürfen.

KI Score schickt der Person eine Einladung per E-Mail. In der Tabelle steht sie danach mit dem Status „Einladung offen“, nach dem Annehmen mit „Aktiv“. Die Spalte „Beigetreten“ zeigt, seit wann die Person dabei ist. Die Spalte Zugriff zeigt Alle Websites oder die freigegebenen Websites. Die Rolle einer Person ändern Sie jederzeit direkt in der Spalte Rolle. Die freigegebenen Websites ändern Sie im Aktionsmenü (drei Punkte) der Zeile über Zugriff bearbeiten. Änderungen gelten sofort.

Ein bestehendes Konto bei KI Score können Sie nur einladen, wenn es leer ist, also noch keine eigenen Websites, keinen Credit-Verlauf und kein eigenes Abo hat. Andernfalls erscheint die Meldung „Dieses Konto verwaltet bereits eigene Daten oder gehört zu einem anderen Team.“

Einladung erneut senden

Hat die Person die E-Mail nicht erhalten oder übersehen, senden Sie die Einladung erneut:

1. Öffnen Sie Einstellungen → Mitglieder.
2. Klicken Sie in der Zeile der Person auf das Aktionsmenü (drei Punkte).
3. Wählen Sie Einladung erneut senden.

Die Aktion steht nur zur Verfügung, solange die Einladung den Status „Einladung offen“ hat.

Zugang entfernen

1. Öffnen Sie Einstellungen → Mitglieder.
2. Klicken Sie in der Zeile der Person auf das Aktionsmenü (drei Punkte).
3. Wählen Sie Zugang entfernen.
4. Bestätigen Sie im Dialog Workspace-Zugang entfernen? mit Entfernen.

Die Person verliert sofort den Zugriff auf alle Kunden und Auswertungen des Workspaces. Was mit ihrem Konto geschieht, hängt davon ab, wie es entstanden ist:

• Konto durch die Einladung entstanden: Das Konto wird gelöscht. Das gilt auch, wenn die Person die Einladung bereits angenommen hat.
• Konto bestand schon vor der Einladung: Das Konto bleibt erhalten und startet ohne Daten neu, wie nach einer neuen Registrierung.

Den Zugang des Kontoinhabers können Sie auf dieser Seite nicht entfernen.

Belegte Plätze

Die Seite Mitglieder zeigt in jedem Tarif, wie viele Plätze belegt sind, etwa „3 von 5 Plätzen belegt“. Offene Einladungen zählen mit. Im Einladungsdialog steht außerdem, wie viele Zugänge noch frei sind, etwa „2 von 5 zusätzlichen Zugängen frei.“

Sind alle Plätze belegt, lässt sich keine weitere Person einladen. Der Einladungsdialog zeigt dann „Alle zusätzlichen Workspace-Zugänge sind belegt.“, und das Eingabefeld ist gesperrt. Ist das Limit bereits erreicht, wenn Sie eine Einladung abschicken, lehnt KI Score sie ab, in Advanced etwa mit „Dein Tarif enthält 2 Teamzugänge neben dem Inhaber, und die sind belegt. Mehr Zugänge gibt es in einem größeren Tarif.“ Sie können einen bestehenden Zugang entfernen, um Platz zu schaffen, oder in einen größeren Tarif wechseln. Mehr als 10 Zugänge werden im Enterprise-Vertrag vereinbart, Ansprechpartner dafür ist der Vertrieb unter sales@kiscore.ai.

Ruhende Zugänge nach einem Tarifwechsel

Wechseln Sie in einen kleineren Tarif, löscht KI Score keine Mitglieder. Hat der Workspace mehr Mitglieder, als der neue Tarif Plätze enthält, behalten die zuerst eingeladenen Mitglieder ihren Platz, die übrigen ruhen. Auf der Seite Mitglieder stehen sie mit dem Status „Ruht“, und ein Hinweis über der Liste erklärt den Grund. Ruhende Mitglieder sehen im Dashboard nur den Hinweis „Dein Zugang ruht“ und erreichen ihr eigenes Konto, aber keine Daten des Workspace. Sobald Sie Mitglieder entfernen oder in einen größeren Tarif wechseln, sind die Zugänge sofort wieder aktiv.

Für Website-Freigaben und eigene Rollen gilt nach dem Wechsel:

• Zugriff auf bestimmte Websites bleibt unterhalb von Premium eingefroren. Die Auswahl lässt sich nur noch entfernen oder auf den ganzen Workspace erweitern. Unter Zugriff bearbeiten steht dann „Die Auswahl bleibt in deinem Tarif eingefroren. Du kannst den Zugang auf den ganzen Workspace erweitern oder das Mitglied entfernen.“
• Eine eigene Rolle bleibt unterhalb von Enterprise zugewiesen, bis Sie sie durch eine Standardrolle ersetzen. Neue eigene Rollen lassen sich dann nicht anlegen.

Auch das Ende eines Enterprise-Vertrags entfernt keine Mitglieder. Sie ruhen über den Plätzen des neuen Tarifs, bis ein Platz frei wird oder Sie wieder in einen größeren Tarif wechseln.