Reports erstellen und per E-Mail versenden

Ein Report ist eine gespeicherte Zusammenstellung von Auswertungen zu einer Website. Sie verschicken ihn regelmäßig per E-Mail, laden ihn als PDF herunter oder teilen ihn als öffentlichen Link. Dieser Artikel zeigt, wie Sie Reports anlegen und versenden, was Whitelabel leistet und wer was darf.

Reports gibt es in allen Tarifen. Sie verbrauchen keine Credits, denn sie zeigen nur bereits gemessene Monitoring-Daten. Wie viele Reports Sie je Workspace speichern können, hängt vom Tarif ab: 1 in Essential, 5 in Advanced, unbegrenzt viele ab Premium. Die Liste im Dialog Reports zeigt den Stand, etwa „2 von 5 Reports gespeichert“. Ist das Limit erreicht, lässt sich kein weiterer Report anlegen; die Liste zeigt dann „Das Report-Limit deines Tarifs (5) ist erreicht. Lösche einen Report oder wechsle den Tarif.“ mit dem Link Tarife ansehen.

Einen Report zusammenstellen

Inhalt und Versand eines Reports legen Sie im selben Fenster fest, in den zwei Schritten Aufbau und Versand:

1. Öffnen Sie im Scoreboard die Overview und klicken Sie oben rechts auf Weitere Aktionen (Drei-Punkte-Symbol).
2. Wählen Sie Reports verwalten. Der Dialog Reports listet die Reports der gewählten Website.
3. Klicken Sie auf Neuer Report, bei einer leeren Liste auf Report anlegen. Das Fenster öffnet sich im Schritt Aufbau.
4. Schalten Sie links die gewünschten Bausteine ein. Rechts sehen Sie die Vorschau. Über Filter hinzufügen grenzen Sie den Report auf Modelle, Themen, Tags, Prompts oder „Nennt Marke“ ein. Unter Views übernehmen Sie gespeicherte Filter der Overview.
5. Klicken Sie auf Weiter. Im Schritt Versand geben Sie einen Name ein und legen Empfänger und Versand fest, siehe unten. Mit Zurück kehren Sie zum Aufbau zurück, Ihre Eingaben bleiben erhalten.
6. Klicken Sie auf Report erstellen. Erst dann speichert KI Score Inhalt und Versand gemeinsam.

Beim Anlegen übernimmt der Report die Karten, die Sie in der Overview unter Dashboard-Einstellungen eingeblendet haben, und die Filter, die dort gerade gesetzt sind. Spätere Änderungen an der Overview ändern den gespeicherten Report nicht.

Diese Bausteine stehen zur Wahl:

• Diagramme: Kennzahlenleiste, Share of Voice, Erwähnungsrate, Zitationsrate und Position im Verlauf
• Weitere Karten: Modelle, Themen, Sentiment, Meistzitierte Domains, Eigene Seiten und Quellentypen
• Eigener Inhalt: ein eigener Text mit Formatierung, etwa eine Einordnung oder Ihr Kontakt. Ihn schreiben Sie im Schritt Versand unter Eigener Inhalt (optional). Er erscheint als eigener Abschnitt im Report, auch im PDF und auf der öffentlichen Seite.

Unter Sonstiges blendet Wettbewerberlinien Ihre Wettbewerber in die Verlaufsdiagramme ein. Im Eigenen Inhalt und in der Einleitung der E-Mail können Sie die Platzhalter Website, Zeitraum und Report-Link einfügen. Skripte und Inhalte von außen entfernt KI Score, Bilder über https bleiben erhalten.

Hinweis: KI-Score, KI-Readiness, KI-Traffic und Fanouts gibt es nicht als Bausteine. Ein Report zeigt nur die Monitoring-Daten des Scoreboards.

Den Versand planen

Im Schritt Versand richten Sie den Versand per E-Mail ein. Einen anderen Kanal gibt es nicht.

1. Tragen Sie die Empfänger ein.
2. Wählen Sie den Rhythmus (Wöchentlich, Monatlich oder Quartalsweise), den Wochentag oder Tag im Monat (1. bis 28.), die Uhrzeit und die Zeitzone.
3. Schreiben Sie bei Bedarf unter Einleitung (optional) einen Text, der in der E-Mail über der Auswertung steht.
4. Klicken Sie auf Report erstellen, beim Bearbeiten auf Report speichern.

Wöchentlich gibt es ab dem Tarif Advanced. In Essential zeigt der Schritt den Hinweis „Wöchentlichen Versand gibt es ab Advanced. Monatlich und quartalsweise bleiben wählbar.“

Einen eigenen Schalter für den Versand gibt es nicht: Sobald Empfänger eingetragen sind, ist der Versand aktiv. Ohne Empfänger wird der Report nur gespeichert. Rechts zeigt die E-Mail-Vorschau, wie die E-Mail mit Absender und Betreff aussehen wird.

Mit Testempfänger und Test-E-Mail senden schicken Sie den aktuellen Entwurf einmalig als Test samt PDF. Dafür braucht der Entwurf einen Namen und mindestens einen Baustein. Versandpläne bleiben davon unberührt. Über Vorschau und Test im Drei-Punkte-Menü eines Reports öffnen Sie ihn direkt in diesem Schritt.

Jeder Versand verwendet die aktuellen Messdaten. Der Zeitraum folgt dem Rhythmus: wöchentlich die sieben vollen Tage vor dem Versand, monatlich der letzte volle Kalendermonat, quartalsweise das letzte volle Quartal, jeweils verglichen mit der Woche, dem Monat oder dem Quartal davor. Der Rhythmus bestimmt auch den Zeitraum der Vorschau, des PDFs und des öffentlichen Links.

Die Liste im Dialog Reports zeigt je Report die Zahl der Bausteine in der Spalte Charts, unter Versand Rhythmus, Tag, Uhrzeit, Empfänger und Nächster Versand sowie Zuletzt geändert. Ein Report ohne Versand erscheint dort als Nur gespeichert. Ein Klick auf eine Zeile öffnet den Report im Aufbau. Im Drei-Punkte-Menü einer Zeile finden Sie Vorschau und Test, Bearbeiten und Löschen.

Versand ändern oder entfernen

Öffnen Sie den Report über Bearbeiten und wechseln Sie mit Weiter in den Schritt Versand:

• Ändern: Passen Sie Empfänger, Rhythmus oder Termin an und speichern Sie.
• Entfernen: Versandplan entfernen löscht den Versand beim Speichern. Dasselbe geschieht, wenn Sie alle Empfänger entfernen. Der Report bleibt als Nur gespeichert erhalten.

Einen Schalter zum Pausieren gibt es im Fenster nicht. Wenn Sie einen Report löschen, entfallen auch seine geplanten Versände.

Das Versandprotokoll

Bei einem gespeicherten Versand finden Sie im Schritt Versand den Button Versandprotokoll. Er zeigt die letzten Termine mit Zeitpunkt, Empfängern und Status: Versendet, Nicht versendet: keine Messung im Zeitraum oder Fehlgeschlagen mit der Fehlermeldung. Über Versendeten Stand öffnen sehen Sie den Report so, wie er verschickt wurde.

Gab es im Zeitraum keine einzige Messung, verschickt KI Score nichts. Ob ein Report versendet wurde, meldet zusätzlich die Glocke im Scoreboard, siehe Benachrichtigungen im Scoreboard lesen.

Was die E-Mail enthält

Jeder Empfänger erhält eine eigene E-Mail, niemand sieht die übrigen Adressen. Sie enthält Marke, Zeitraum und Vergleichszeitraum, eine Schlagzeile, die wichtigsten Veränderungen als Kacheln, Ihre Einleitung und Ihren Eigenen Inhalt. Dazu kommen der Button Report öffnen mit dem Link auf den versendeten Stand und der vollständige Report als PDF im Anhang. Die E-Mail erscheint in der Sprache des Kontoinhabers.

Einmalig weitergeben

Einen einmaligen Versand ohne Versandplan gibt es nicht. Wenn Sie einen Report nur einmal weitergeben möchten, teilen Sie das PDF oder den öffentlichen Link. Test-E-Mails sind als Test gekennzeichnet und eignen sich deshalb nur zur Prüfung.

PDF und öffentlicher Link

Oben im Fenster stehen PDF exportieren und, bei einem gespeicherten Report, Öffentlicher Link:

• PDF exportieren lädt den Report als PDF herunter. Bei einem neuen Report druckt KI Score den Entwurf, ohne ihn zu speichern.
• Öffentlicher Link kopiert einen Link, den jede Person ohne Anmeldung öffnen kann. Suchmaschinen indexieren ihn nicht.

Bei einem gespeicherten Report verwenden beide den zuletzt gespeicherten Stand, ungespeicherte Änderungen im Fenster noch nicht. PDF und Link zeigen den Datenstand am Ende des Report-Zeitraums. Spätere Messungen ändern ihn nicht. Jeder Klick auf Öffentlicher Link erzeugt einen neuen Link mit dem aktuellen Stand.

Einzelne Links lassen sich in der Oberfläche nicht widerrufen, ein Ablaufdatum gibt es nicht. Wenn Sie einen Report löschen, werden alle geteilten Links dieses Reports ungültig.

Whitelabel: Reports in Ihrem Auftritt

Whitelabel gibt es ab dem Tarif Premium. Unter Einstellungen → Whitelabel hinterlegen Sie Logo (PNG, JPEG oder SVG, höchstens 512 KB, SVG ohne Skripte und ohne Inhalte von außen) und Absendername. Das Logo steht dann im Kopf von E-Mail, öffentlichem Link und PDF. Ohne Logo steht dort der Absendername, ohne Absendername der Name Ihres Workspace, sobald Sie ihn umbenannt haben, sonst „KI Score“. Ein neues Logo gilt auch für bereits geteilte Links. Es gibt ein Whitelabel je Workspace, es gilt also für die Reports aller Websites. Unterhalb von Premium zeigt die Seite den Hinweis „Whitelabel gibt es ab Premium“ mit dem Link Tarife ansehen. Gespeichertes Logo und Absendername bleiben sichtbar, Reports, Links, PDFs und E-Mails erscheinen aber im Auftritt von KI Score.

Whitelabel hat Grenzen:

• Die E-Mails kommen weiterhin von der Absenderadresse von KI Score. Als Absender steht „{Absendername} über KI Score“, ohne Absendername „KI Score“.
• Eigene Farben gibt es nicht. Reports bleiben im neutralen Look von KI Score.
• Öffentliche Links laufen über die Domain von KI Score. Eigene Domains gibt es nicht.
• Im Fuß der E-Mail stehen „Gesendet im Auftrag von“ mit dem Namen Ihres Workspace (vor einer Umbenennung mit dem Absendernamen), der Datenstand und „Daten bereitgestellt über kiscore.ai“. Link und PDF nennen im Fuß den Datenstand und „Daten bereitgestellt über kiscore.ai“.

Nach einem Wechsel in einen kleineren Tarif

Liegen nach einem Downgrade mehr Reports vor, als der neue Tarif erlaubt, löscht KI Score nichts. Die zuerst angelegten Reports bleiben aktiv, die übrigen ruhen: Sie tragen in der Liste das Badge Ruht, lassen sich lesen und löschen, aber nicht bearbeiten oder versenden. Ein wöchentlicher Versandplan ruht in Essential ebenfalls und versendet erst nach einem Upgrade wieder; monatliche und quartalsweise Versände laufen weiter. Ein Upgrade aktiviert alles sofort wieder.

Wer was darf

Was Sie bei Reports dürfen, hängt von Ihrer Rolle im Workspace ab:

• Mit Schreibrechten für Auswertungen, etwa mit den Rollen Admin und Editor, legen Sie Reports an, bearbeiten und löschen sie, richten den Versand ein, ändern oder entfernen ihn, senden Test-E-Mails, öffnen das Versandprotokoll und nutzen PDF exportieren und Öffentlicher Link.
• Das Whitelabel ändern Personen mit Schreibrechten für Marke und Wissen, ebenfalls etwa mit den Rollen Admin und Editor.
• Mit der Rolle Mitglied sehen Sie die Reports samt Versand in der Liste und das Whitelabel, ändern aber nichts daran.
• Mit reinen Leserechten, etwa mit der Rolle Viewer, sehen Sie ebenfalls die Reports samt Versand in der Liste und das Whitelabel, ohne etwas zu ändern.

Ist Ihr Zugriff auf bestimmte Websites beschränkt, sehen Sie nur die Reports dieser Websites und die Seite Whitelabel nicht. Welche Rollen es gibt, erklärt der Artikel Welche Rechte haben Admins und Mitglieder?.